区分所有法 第42条｜議事録の保管・閲覧

区分所有法第42条は、集会の議事録をどのように作成・保存するかを定めた条文です。誰が作るのか、何を記載するのか、署名は誰がするのかなどが定められています。試験では、「議事の経過の要領」「署名する人数」「電磁的記録」がよく狙われます。

条文

今回学ぶポイント

• 議事録は議長が作成
• 「議事の経過の要領」＋「結果」を記録
• 書面と電磁的記録で署名方法が異なる

解説

1項

まず、議事録を作成するのは、議長です。

そして、議事録は次の方法で作成できます。

• 書面
• 電磁的記録（電子データ）

ここで注意したいのは、議事録を電磁的記録で作成するのに、規約は不要という点です。

第39条の「電磁的方法による議決権行使」と混同しやすいですが、議事録の電磁化には特別な定めは不要です。

2項

議事録に記載・記録しなければならないのは、次の2つです。

• 議事の経過の要領
• その結果

ここでの注意点は、結果だけでは足りないということです。

「どのような議論が行われたか」という議事の経過の要領も記録しなければなりません。

試験では、「経過の要領」というワードが狙われやすいので注意しましょう。

3項

議事録が書面で作成されている場合には、署名が必要です。

署名するのは、次の合計3人です。

• 議長（1人）
• 集会に出席した区分所有者（2人）

ここで注意したいのは、「出席した」区分所有者2人という点です。出席していない区分所有者ではありません。

4項

議事録が電磁的記録（電子データ）で作成されている場合は、書面のような署名は行いません。

代わりに、法務省令で定める「署名に代わる措置」を行います。

簡単に言うと、書面の場合の署名に代わる電子的な方法（電子署名等）を行うという意味です。

なお、行う者は、3項と同じく議長＋出席した区分所有者2人の合計３名です。

5項

5項では、第33条（規約の保管・閲覧）のルールを、議事録にも適用すると定めています。

つまり、議事録の保管や閲覧方法について定めた規定です。

議事録は誰が保管する？

議事録を保管するのは、原則として管理者です。

ただし、管理者がいない場合は、次の者が保管します。

• 建物を使用している区分所有者
• その代理人

保管場所は？

議事録の保管場所は、建物内の見やすい場所に掲示しなければなりません。

閲覧請求

議事録の閲覧を請求できるのは、利害関係人です。

そして、閲覧請求があった場合、正当な理由がない限り、閲覧させなければなりません。

電磁的記録の場合の注意

議事録が電磁的記録（電子データ）で作成されている場合、閲覧請求があったときは、法務省令で定める方法により表示したものを、規約の保管場所で閲覧させます。

また、電子データのまま電磁的方法で閲覧させる場合には、請求した利害関係人の承諾が必要です。

このように、電磁的記録の閲覧には細かいルールがあるため、試験でも狙われやすいポイントです。

試験ポイント

• 議事録は議長が作成
• 書面または電磁的記録で作成可能（規約不要）
• 「議事の経過の要領」＋「結果」を記録
• 書面の場合：議長＋出席区分所有者2人（計3人）の署名
• 電磁的記録の場合：署名に代わる措置（電子署名等）
• 33条準用 → 保管・閲覧ルールあり
• 電磁的記録を電子データのまま閲覧させるには利害関係人の承諾が必要

練習問題

問題1
議事録は、管理者が作成しなければならない。

回答を見る

答え：×

議事録を作成するのは、議長です。管理者ではありません。

問題2
議事録には、議決結果のみを記録すれば足りる。

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答え：×

結果だけでなく、議事の経過の要領も記録しなければなりません。

問題3
電磁的方法による議事録作成は、規約で定めがある場合に限り認められる。

回答を見る

答え：×

議事録を電磁的記録で作成するのに、規約は不要です。第39条の電磁的方法による議決権行使と混同しないよう注意しましょう。